Virkatodistus perunkirjoitukseen – mistä ja miten?

Mitä virkatodistuksia tarvitaan

Perunkirjoitukseen tarvitaan kahdenlaisia henkilötietoja koskevia asiakirjoja: vainajan sukuselvitys ja osakkaiden virkatodistukset. Nämä ovat pakollisia dokumentteja, joita ilman perunkirjoitusta ei voida toimittaa lain mukaisesti.

Vainajan sukuselvityksen tarkoituksena on osoittaa kaikki henkilöt, joilla on oikeus perintöön. Selvitys kattaa vainajan elämän 15 ikävuodesta kuolinpäivään ja siitä ilmenevät kaikki avioliitot, lapset, ottolapset ja muut perillisasemassa olevat henkilöt.

Osakkaiden virkatodistukset puolestaan vahvistavat, että kuolinpesän osakkaiksi ilmoitetut henkilöt ovat elossa ja heidän henkilöllisyytensä on oikein. Virkatodistukset tarvitaan kaikilta pesän osakkailta eli perillisiltä, leskeltä ja mahdollisilta testamentinsaajilta.

Jos vainajalla on testamentti, tarvitaan virkatodistukset myös testamentinsaajista, vaikka he eivät olisi perillisiä. Testamentin yleismääräyksen saaja on kuolinpesän osakas, joten hänen henkilöllisyytensä on todistettava.

Sukuselvitys vainajasta

Sukuselvitys on virkatodistus, joka kattaa henkilön kaikki väestörekisterimerkinnät tietystä ikävuodesta alkaen. Perunkirjoituksessa vaaditaan katkeamaton sukuselvitys vainajan 15. ikävuodesta kuolinpäivään saakka.

Sukuselvityksen merkitys on erityisen suuri, koska se paljastaa mahdolliset tuntemattomatkin perilliset. Selvityksestä voi ilmetä esimerkiksi avioliittoja tai lapsia, joista lähiomaiset eivät ole tienneet. Jokainen tällainen tieto vaikuttaa suoraan perinnönjakoon ja osakkaiden oikeuksiin.

Katkeamaton sukuselvitys tarkoittaa, että vainajan tiedot on koottu kaikista rekistereistä, joihin hänet on merkitty 15 ikävuodesta lähtien. Jos vainaja on asunut eri paikkakunnilla tai kuulunut eri seurakuntiin, selvitykseen tarvitaan tietoja useammasta lähteestä.

Sukuselvityksen tulee olla tuore – yleensä enintään kolme kuukautta vanha. Vanhentunut sukuselvitys ei kelpaa perunkirjoitukseen, koska väestörekisteritietoihin on voinut tulla muutoksia.

Osakkaiden virkatodistukset

Jokaiselta kuolinpesän osakkaalta tarvitaan virkatodistus, joka osoittaa henkilön olevan elossa ja ilmoittaa hänen henkilötietonsa. Virkatodistuksen ei tarvitse olla yhtä laaja kuin sukuselvitys – riittää, että siitä ilmenee osakkaan nimi, henkilötunnus ja elossaolotieto.

Osakkaita ovat perintökaaren mukaan rintaperilliset eli vainajan lapset ja näiden jälkeläiset, leski, toissijaiset perilliset (vainajan vanhemmat, sisarukset ja näiden jälkeläiset) sekä yleistestamentin saajat. Virkatodistus tarvitaan kaikilta näiltä.

Jos joku osakkaista on kuollut ennen vainajaa, hänen sijaansa tulevat hänen perillisensä. Tällöin tarvitaan myös kuolleen osakkaan sukuselvitys ja hänen perillistensä virkatodistukset.

Ulkomailla asuvien osakkaiden virkatodistukset voidaan korvata kyseisen maan vastaavalla asiakirjalla. Tämä on hankittava kyseisen maan väestörekisteriviranomaiselta ja tarvittaessa käännätettävä suomeksi tai ruotsiksi auktorisoidun kääntäjän toimesta.

Tilaaminen DVV:ltä

Digi- ja väestötietovirasto on ensisijainen lähde kaikille perunkirjoituksen virkatodistuksille. DVV ylläpitää väestötietojärjestelmää, joka sisältää kaikkien Suomessa asuvien henkilöiden tiedot riippumatta uskonnollisesta yhdyskunnasta.

Tilauksen voi tehdä usealla tavalla. Sähköinen tilaus DVV:n verkkopalvelun kautta on nopein vaihtoehto. Tilauksen voi tehdä myös postitse täyttämällä hakulomakkeen ja lähettämällä sen DVV:lle. Lisäksi on mahdollista asioida henkilökohtaisesti DVV:n palvelupisteessä.

Sukuselvitystä tilatessa on tärkeää mainita, että kyseessä on perunkirjoitusta varten tilattava katkeamaton sukuselvitys 15 ikävuodesta kuolinpäivään. Näin DVV osaa toimittaa riittävän laajan selvityksen.

Tilaajan on oltava kuolinpesän osakas, pesänhoitaja tai muu asianosainen, tai hänellä on oltava valtakirja pesän osakkaalta. Ulkopuolinen henkilö ei voi tilata toisen henkilön sukuselvitystä ilman perusteltua syytä ja valtakirjaa.

DVV:n palvelu kattaa vuodesta 1999 eteenpäin tapahtuneet väestörekisterimerkinnät keskitetysti. Aiempia merkintöjä varten DVV voi joutua hankkimaan tietoja eri rekistereistä, mikä pidentää käsittelyaikaa.

Tilaaminen seurakunnalta

Jos vainaja on kuulunut evankelis-luterilaiseen tai ortodoksiseen kirkkoon, osa sukuselvityksen tiedoista voi löytyä seurakunnan arkistosta. Erityisesti ennen vuotta 1999 tapahtuneet kirkonkirjamerkinnät ovat seurakuntien hallussa.

Seurakunnalta saa ns. virkatodistuksen omaan kirkonkirjaotteeseen perustuen. Tämä kattaa sen ajanjakson, jolloin henkilö on kuulunut kyseiseen seurakuntaan. Jos vainaja on kuulunut useampaan seurakuntaan elämänsä aikana, jokaiselta seurakunnalta tarvitaan oma todistus.

Seurakunnan virkatodistuksen tilaus tehdään yleensä suoraan seurakunnasta puhelimitse, sähköpostilla tai seurakunnan verkkosivujen kautta. Osa seurakunnista käyttää yhteisiä palvelukeskuksia, jolloin tilaus ohjataan keskitetysti.

On tärkeää ymmärtää, että seurakunnan todistus yksinään ei riitä sukuselvitykseksi. Se täydentää DVV:n antamia tietoja ja yhdessä ne muodostavat katkeamattoman kokonaisuuden. DVV voi myös itse pyytää tiedot seurakunnalta, jolloin tilaajan ei tarvitse asioida erikseen seurakunnan kanssa.

Sähköinen vai paperinen

Perunkirjoituksen virkatodistukset on perinteisesti toimitettu paperisina, mutta sähköiset vaihtoehdot yleistyvät jatkuvasti.

DVV tarjoaa sähköisen asioinnin kautta tilattavia todistuksia, jotka toimitetaan postitse paperisena tai sähköisesti. Sähköisesti toimitettu todistus on yhtä pätevä kuin paperinen, kunhan se on DVV:n allekirjoittama.

Pankit ja muut tahot, joille perukirja toimitetaan, hyväksyvät yleensä molemmat muodot. On kuitenkin suositeltavaa tarkistaa etukäteen, onko perunkirjoituksen uskotuilta miehiltä tai pesän osakkailta erityisiä toiveita todistuksen muodon suhteen.

Käytännössä suurin osa tilauksista tehdään edelleen niin, että todistus toimitetaan postitse. Tämä johtuu siitä, että sukuselvitys on usein moniosainen asiakirja, joka voi olla useita sivuja pitkä. Sähköinen versio voi olla käytännöllisempi arkistoinnin kannalta.

Perunkirjoitustilaisuudessa tarvitaan joko alkuperäiset todistukset tai oikeaksi todistetut jäljennökset. Pelkkä kopio ei kelpaa ilman erillistä varmennusta.

Hinnat ja käsittelyajat

Virkatodistusten hinnat vaihtelevat asiakirjan tyypin ja laajuuden mukaan. DVV:n hinnoittelu perustuu asiakirjan kattamaan ajanjaksoon ja tietojen laajuuteen.

Sukuselvityksen hinta DVV:stä on tyypillisesti 50–120 euroa. Hinta riippuu selvityksen laajuudesta: mitä pidempi vainajan elämä on ollut ja mitä useammasta rekisteristä tiedot on kerättävä, sitä korkeampi hinta. Tavallisen osakkaan virkatodistus maksaa noin 17–20 euroa.

Seurakunnan virkatodistuksen hinta on yleensä 20–60 euroa. Hinta vaihtelee seurakunnittain, koska kirkolla ei ole yhtenäistä hinnastoa. Osa seurakunnista antaa todistuksen maksutta, jos se on perunkirjoitusta varten.

Käsittelyajat vaihtelevat merkittävästi. DVV:n sukuselvityksen käsittelyaika on tavallisesti 2–6 viikkoa, mutta ruuhka-aikoina, kuten vuoden vaihteessa ja kesälomakaudella, odotus voi venyä pidemmäksikin. Yksittäisen virkatodistuksen saa yleensä 1–2 viikossa.

Koska perunkirjoituksen määräaika on kolme kuukautta kuolemasta, virkatodistusten tilaaminen on aloitettava mahdollisimman nopeasti. Jos asiakirjat eivät valmistu ajoissa, voi Verohallinnolta hakea lisäaikaa perunkirjoitukselle.

Yleisimmät ongelmat

Virkatodistusten hankkimisessa ilmenee usein ongelmia, jotka voivat viivästyttää perunkirjoitusta. Yleisimpiä haasteita ovat puuttuvat rekisteritiedot, usean lähteen tarve ja ulkomaan yhteydet.

Katkeamaton sukuselvitys voi olla vaikea koota, jos vainaja on asunut useilla paikkakunnilla tai kuulunut eri seurakuntiin. Jokainen katko selvityksessä on paikattava hankkimalla lisätietoja eri rekistereistä. DVV:n palvelu pyrkii kokoamaan tiedot keskitetysti, mutta joskus asiakas joutuu itse ottamaan yhteyttä seurakuntiin.

Vanhat merkinnät voivat olla puutteellisia tai vaikeasti tulkittavia. Ennen vuotta 1920 syntyneiden henkilöiden kohdalla tiedot voivat olla vain seurakunnan kirkonkirjoissa, jotka on arkistoitu keskusarkistoihin. Näiden selvittäminen vaatii erityistä asiantuntemusta ja aikaa.

Ulkomailla asuneen tai syntyneen vainajan kohdalla sukuselvityksen kokoaminen voi olla erityisen haastavaa. Ulkomaan väestörekisterijärjestelmät poikkeavat Suomen järjestelmästä, eikä katkeamatonta selvitystä aina ole mahdollista saada samassa muodossa.

Jos vainajalla on tunnistamattomia perillisiä – esimerkiksi lapsi, jonka isyyttä ei ole vahvistettu – perunkirjoituksen uskotut miehet voivat joutua tekemään lisäselvityksiä. Tällaiset tilanteet voivat vaatia myös oikeudellista neuvontaa.

Muistilista

Virkatodistusten hankkiminen perunkirjoitukseen etenee parhaiten, kun noudatat järjestelmällistä lähestymistapaa.

Tilaa sukuselvitys DVV:ltä heti kuolemantapauksen jälkeen. Mainitse tilauksessa, että kyseessä on perunkirjoitusta varten tarvittava katkeamaton sukuselvitys 15 ikävuodesta kuolinpäivään.

Selvitä kaikki kuolinpesän osakkaat sukuselvityksen perusteella ja tilaa heiltä jokaiselta virkatodistus. Muista myös mahdolliset testamentinsaajat ja sijaan tulevat perilliset.

Tarkista, onko seurakunnalta tarpeen tilata lisätietoja ennen vuotta 1999 tapahtuneista merkinnöistä. DVV saattaa pyytää nämä tiedot itse, mutta on hyvä varmistaa asia.

Säilytä kaikki todistukset huolellisesti alkuperäisinä. Perunkirjoitustilaisuudessa tarvitaan alkuperäiset asiakirjat tai oikeaksi todistetut jäljennökset. Ota myös kopiot omaan arkistoosi.

Mikäli todistuksia ei saada ajoissa, hae Verohallinnolta lisäaikaa perunkirjoituksen toimittamiselle. Lisäaikahakemus on tehtävä ennen kolmen kuukauden määräajan umpeutumista.