Virkatodistus perunkirjoitukseen: mistä ja miten?

Mitä virkatodistuksia tarvitaan

Perunkirjoitukseen tarvitaan henkilötietoja koskevia asiakirjoja: ennen kaikkea vainajan sukuselvitys sekä tiedot siitä, että osakkaat ovat elossa. Niiden avulla selvitetään, ketkä ovat kuolinpesän osakkaita.

Vainajan sukuselvityksen tarkoituksena on osoittaa kaikki henkilöt, joilla on oikeus perintöön. Selvitys kattaa vainajan elämän 15 ikävuodesta kuolinpäivään ja siitä ilmenevät kaikki avioliitot, lapset, ottolapset ja muut perillisasemassa olevat henkilöt.

Osakkaiden osalta on osoitettava, että kuolinpesän osakkaiksi ilmoitetut henkilöt olivat elossa vainajan kuollessa. Tieto näkyy yleensä vainajan kuoleman jälkeen laaditusta sukuselvityksestä, joten erillistä todistusta tarvitaan vain, jos tieto ei ilmene sukuselvityksistä.

Jos vainajalla on testamentti, tarvitaan tiedot myös yleistestamentin saajista, vaikka he eivät olisi perillisiä. Testamentin yleismääräyksen saaja on kuolinpesän osakas, joten hänen henkilötietonsa on selvitettävä.

Sukuselvitys vainajasta

Sukuselvitys on todistus tai todistuskokonaisuus, joka kattaa henkilön väestörekisterimerkinnät tietystä ikävuodesta alkaen. Kirkot käyttävät sukuselvityksestä nimeä virkatodistus. Perunkirjoituksessa tarvitaan katkeamaton sukuselvitys vainajan 15. ikävuodesta kuolinpäivään saakka.

Sukuselvityksen merkitys on erityisen suuri, koska se paljastaa mahdolliset tuntemattomatkin perilliset. Selvityksestä voi ilmetä esimerkiksi avioliittoja tai lapsia, joista lähiomaiset eivät ole tienneet. Jokainen tällainen tieto vaikuttaa suoraan perinnönjakoon ja osakkaiden oikeuksiin.

Katkeamaton sukuselvitys tarkoittaa, että vainajan tiedot on koottu kaikista rekistereistä, joihin hänet on merkitty 15 ikävuodesta lähtien. Jos vainaja on esimerkiksi kuulunut kirkkoon vain osan elämästään, selvitykseen tarvitaan todistuksia sekä DVV:ltä että kirkolta.

Perunkirjoitukseen tarvitaan kuolinpäivän mukaiset tiedot, joten sukuselvitys tilataan kuoleman jälkeen – sitä ei voi tilata etukäteen.

Osakkaiden virkatodistukset

Kuolinpesän osakkaista riittää DVV:n mukaan yleensä tieto elossa olosta, joka usein käy ilmi vainajan kuoleman jälkeen laaditusta sukuselvityksestä. Erillinen elossaolotodistus tarvitaan, jos elossaolotieto ei ilmene sukuselvityksistä. Elossaolotodistuksessa on henkilön nimet, henkilötunnus, elää-tieto sekä kotikunta ja osoite, mutta ei perhesuhdetietoja.

Osakkaita ovat perintökaaren mukaan rintaperilliset eli vainajan lapset ja näiden jälkeläiset, leski (kunnes omaisuus on ositettu tai jos rintaperillisiä ei ole), toissijaiset perilliset (vainajan vanhemmat, sisarukset ja näiden jälkeläiset) sekä yleistestamentin saajat.

Jos joku perillisistä on kuollut ennen vainajaa, hänen sijaansa tulevat hänen perillisensä. Tällöin tarvitaan myös ennen vainajaa kuolleen perillisen oma sukuselvitys. Oma sukuselvitys tarvitaan myös perinnöstä luopuvasta perillisestä.

Ulkomailla asuva osakas hankkii elossaolotodistuksen asuinvaltionsa rekisteriviranomaiselta, julkiselta notaarilta tai Suomen edustustosta. Vieraskielisestä asiakirjasta voidaan tarvita käännös.

Tilaaminen DVV:ltä

Digi- ja väestötietovirasto tekee sukuselvityksen siltä ajalta, jolloin henkilö ei ole kuulunut evankelis-luterilaiseen tai ortodoksiseen kirkkoon, sekä kaikkien kirkkojen jäsenten osalta 1.10.1999 jälkeiseltä ajalta. Jos vainaja ei koskaan kuulunut näihin kirkkoihin, kuului muuhun rekisteröityyn uskonnolliseen yhdyskuntaan tai oli syntynyt 1.10.1984 tai myöhemmin, sukuselvitys tilataan yleensä DVV:ltä.

DVV:ltä sukuselvitys tilataan sähköisellä lomakkeella, johon tunnistaudutaan verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Jos tilaaja ei asu Suomessa tai hänellä ei ole suomalaisia tunnistautumisvälineitä, tilauksen voi tehdä sähköpostitse (DVV:n turvaposti) tai puhelimitse.

Sukuselvitystä tilatessa on tärkeää mainita, että kyseessä on perunkirjoitusta varten tilattava katkeamaton sukuselvitys 15 ikävuodesta kuolinpäivään. Näin DVV osaa toimittaa riittävän laajan selvityksen.

Sukuselvityksen voi tilata kuolinpesän osakas, kuolinpesän valtuuttama pesänselvittäjä, perukirjan laatija tai asiamies, alaikäisten osakkaiden edustaja tai muu, jolla on hyväksyttävä käyttötarkoitus. Ulkopuolinen henkilö ei voi tilata toisen henkilön sukuselvitystä ilman laissa hyväksyttävää syytä.

DVV:n sukuselvitys sähköisestä väestötietojärjestelmästä kattaa ajan 1.10.1999 jälkeen. Sitä aiemmilta ajoilta DVV tekee selvityksen digitoidusta väestökirja-aineistosta niiltä jaksoilta, joina henkilö ei kuulunut evankelis-luterilaiseen tai ortodoksiseen kirkkoon. Kirkon jäsenyysajan tiedot ennen 1.10.1999 on tilattava kirkolta.

Tilaaminen seurakunnalta

Jos vainaja on kuulunut evankelis-luterilaiseen tai ortodoksiseen kirkkoon, kirkko tekee sukuselvityksen (kirkon nimitys: virkatodistus) kirkkoon kuulumisen ajalta. DVV:n ohjeen mukaan kirkolta tarvitaan sukuselvitys, jos henkilö kuului kirkkoon ennen 1.10.1999 ja oli silloin yli 15-vuotias tai hänellä oli puoliso, joka kuului kirkkoon avioliiton aikana.

Jos vainaja kuului kirkkoon koko elämänsä ja oli syntynyt ennen 1.10.1984, sukuselvitys tilataan kokonaan kirkolta – tällöin kirkon todistus voi yksinään riittää. Jos hän kuului kirkkoon vain osan elämästään, tarvitaan todistukset sekä kirkolta että DVV:ltä.

Evankelis-luterilaisen kirkon virkatodistuksen voi tilata tilaavirkatodistus.fi-palvelusta, josta tilaus ohjautuu vainajan viimeisen seurakunnan aluekeskusrekisteriin (aluekeskusrekistereitä on 14), tai ottamalla yhteyttä aluekeskusrekisteriin. Ortodoksisen kirkon sukuselvitys tilataan ortodoksiselta kirkolta.

DVV ei tilaa kirkon tietoja asiakkaan puolesta, vaan kertoo tarvittaessa, jos sukuselvitys on tilattava myös kirkolta.

Sähköinen vai paperinen

Perunkirjoituksen virkatodistukset on perinteisesti toimitettu paperisina, mutta sähköiset vaihtoehdot yleistyvät jatkuvasti.

DVV:n mukaan sukuselvitys voi olla paperinen tai sähköinen todistus. Kirkon todistuksia toimitetaan esimerkiksi postitse, salattuna sähköpostina, Suomi.fi-viesteinä tai noudettuna palvelupisteestä.

Pankit ja muut tahot, joille perukirja toimitetaan, hyväksyvät yleensä molemmat muodot. On kuitenkin suositeltavaa tarkistaa etukäteen, onko perunkirjoituksen uskotuilta miehiltä tai pesän osakkailta erityisiä toiveita todistuksen muodon suhteen.

Sukuselvitys on usein moniosainen asiakirja, joka voi olla useita sivuja pitkä. Sähköinen versio voi olla käytännöllisempi arkistoinnin kannalta.

Verohallintoon sukuselvitystä ei tarvitse liittää perukirjan mukaan. Pankit ja muut tahot voivat kuitenkin pyytää nähdä sukuselvitykset, joten säilytä alkuperäiset todistukset huolellisesti.

Hinnat ja käsittelyajat

Hinnat riippuvat siitä, mistä rekisteristä ja kuinka monta asiakirjaa tarvitaan.

DVV:n sukuselvitys sähköisestä väestötietojärjestelmästä maksaa 40 euroa asiakirjalta. Digitoidusta väestökirja-aineistosta (ennen 1.10.1999) tehty sukuselvitys maksaa 85 euroa asiakirjalta vuonna 2026 (80 € vuonna 2025). DVV:n elossaolotodistus maksaa itsepalvelusta 14 euroa sähköisenä ja 21 euroa postitse, muita kanavia pitkin 25 euroa.

Evankelis-luterilaisella kirkolla on yhtenäinen hinnasto (1.1.2025 alkaen): sukuselvitys päähenkilöstä maksaa 75 euroa ja jokainen siihen liittyvä lisätodistus (esim. puolisosta tai seuraavasta sukupolvesta) 40 euroa. Lisäksi jokaisesta toimituksesta peritään 5 euron toimitusmaksu. Kirkon elää-todistus maksaa 15 euroa. Maksuttomia ovat vain todistukset, joiden maksuttomuus perustuu lakiin.

Käsittelyajat vaihtelevat. DVV:n ilmoittama sukuselvityksen käsittelyaika on 5–6 viikkoa. Kirkon tilausten käsittelyaika vaihtelee työtilanteen mukaan muutamasta päivästä joihinkin viikkoihin. DVV:n elossaolotodistuksen saa itsepalvelusta sähköisenä heti; muuten käsittelyaika on 2–3 viikkoa.

Koska perunkirjoituksen määräaika on kolme kuukautta kuolemasta, virkatodistusten tilaaminen on aloitettava mahdollisimman nopeasti. Jos asiakirjat eivät valmistu ajoissa, voi Verohallinnolta hakea lisäaikaa perunkirjoitukselle.

Yleisimmät ongelmat

Virkatodistusten hankkimisessa ilmenee usein ongelmia, jotka voivat viivästyttää perunkirjoitusta. Yleisimpiä haasteita ovat puuttuvat rekisteritiedot, usean lähteen tarve ja ulkomaan yhteydet.

Katkeamaton sukuselvitys voi olla vaikea koota, jos vainaja on eronnut kirkosta tai liittynyt siihen elämänsä aikana. Jokainen katko selvityksessä on paikattava hankkimalla todistus oikeasta rekisteristä, ja usein asiakas joutuu tilaamaan todistukset erikseen sekä DVV:ltä että kirkolta.

Vanhat merkinnät voivat olla puutteellisia. DVV:n mukaan sen sukuselvityksestä voi puuttua lapsia, koska väestötietojärjestelmään vietiin sitä perustettaessa 1970-luvun alussa vain osa perhesuhdetiedoista; puuttuvat lapset ilmenevät kirkon sukuselvityksestä. Jos vainaja asui luovutetulla alueella, sukuselvitys tilataan Kansallisarkistosta.

Ulkomailla asuneen tai syntyneen vainajan kohdalla sukuselvityksen kokoaminen voi olla erityisen haastavaa. Jos vainaja asui vakinaisesti ulkomailla, perunkirjoitukseen tarvitaan sukuselvitystä vastaava asiakirja asuinvaltiosta niiltä vuosilta, joina hän asui siellä. Ulkomaan väestörekisterijärjestelmät poikkeavat Suomen järjestelmästä, eikä katkeamatonta selvitystä aina ole mahdollista saada samassa muodossa.

Jos vainajalla on tunnistamattomia perillisiä – esimerkiksi lapsi, jonka isyyttä ei ole vahvistettu – perunkirjoituksen uskotut miehet voivat joutua tekemään lisäselvityksiä. Tällaiset tilanteet voivat vaatia myös oikeudellista neuvontaa.

Muistilista

Virkatodistusten hankkiminen perunkirjoitukseen etenee parhaiten, kun noudatat järjestelmällistä lähestymistapaa.

Tilaa sukuselvitys DVV:ltä ja/tai kirkolta heti kuolemantapauksen jälkeen. Mainitse tilauksessa, että käyttötarkoitus on perunkirjoitus ja kenen perunkirjoituksesta on kyse.

Selvitä kaikki kuolinpesän osakkaat sukuselvityksen perusteella ja tarkista, näkyykö jokaisen elossaolo sukuselvityksistä. Tilaa elossaolotodistus vain niistä, joiden tieto puuttuu. Muista myös mahdolliset yleistestamentin saajat ja sijaan tulevat perilliset.

Tarkista, tarvitaanko kirkolta todistus ennen 1.10.1999 olevalta kirkkoon kuulumisen ajalta. Kirkon todistus on tilattava itse kirkolta.

Säilytä kaikki todistukset huolellisesti alkuperäisinä ja ota myös kopiot omaan arkistoosi. Perukirjaa varten hankitut sukuselvitykset kelpaavat DVV:n mukaan myös myöhempään perinnönjakoon, jos kuolinpesässä ei ole tapahtunut muutoksia.

Mikäli todistuksia ei saada ajoissa, hae Verohallinnolta lisäaikaa perunkirjoituksen toimittamiselle. Lisäaikahakemus on tehtävä ennen kolmen kuukauden määräajan umpeutumista.