Valtakirja kuolinpesän asioiden hoitoon – malli ja ohjeet

Miksi valtakirjaa tarvitaan

Kuolinpesän asioiden hoitaminen edellyttää kaikkien osakkaiden yhteistoimintaa. Perintökaaren mukaan kuolinpesän osakkaat hallitsevat pesää yhdessä, mikä tarkoittaa, että päätökset on tehtävä yksimielisesti. Käytännössä tämä on hankalaa, jos osakkaita on useita ja he asuvat eri paikkakunnilla.

Valtakirjalla osakkaat voivat valtuuttaa yhden henkilön hoitamaan kuolinpesän käytännön asioita kaikkien puolesta. Valtuutettu voi olla yksi osakkaista, asianajaja, pesänselvittäjä tai muu luotettava henkilö.

Valtakirjaa tarvitaan erityisesti pankkiasioinnissa. Kuolinpesän tilit lukitaan kuolintiedon saavuttua pankkiin, ja niiden käyttö edellyttää osakkaiden yhteistä päätöstä tai valtakirjaa. Myös vakuutusyhtiöt, Kela, eläkeyhtiöt ja muut tahot voivat vaatia valtakirjaa.

Ilman valtakirjaa jokainen osakas joutuu asioimaan henkilökohtaisesti, mikä hidastaa pesänselvitystä merkittävästi. Etenkin kiireellisissä asioissa, kuten laskujen maksamisessa ja asunnon ylläpidossa, valtakirja on välttämätön.

Valtakirjan oikeudellinen perusta

Kuolinpesän valtakirjan oikeudellinen perusta löytyy perintökaaresta ja oikeustoimilaista. Perintökaaren 18 luvun mukaan kuolinpesän osakkaat hallitsevat pesää yhdessä, kunnes pesänselvitys on suoritettu.

Yhteishallinto tarkoittaa, että jokainen osakas voi estää toimenpiteen, johon hän ei suostu. Tämä suojaa osakkaiden oikeuksia, mutta tekee käytännön asioinnista hankalaa. Valtakirja on ratkaisu tähän ongelmaan – se siirtää hallintovallan sovittujen asioiden osalta yhdelle henkilölle.

Valtakirja on yksipuolinen oikeustoimi, jossa valtuuttaja antaa valtuutetulle oikeuden toimia puolestaan. Kuolinpesän tapauksessa jokainen osakas antaa valtuutuksen omasta puolestaan. Kun kaikki osakkaat ovat valtuuttaneet saman henkilön, tämä voi toimia koko pesän puolesta.

Valtakirjan laajuus on valtuuttajien päätettävissä. Se voi olla yleinen, jolloin valtuutettu voi hoitaa kaikki pesän asiat, tai erityinen, jolloin valtuutus koskee vain tiettyjä toimenpiteitä. Rajoitettu valtakirja on yleensä suositeltavampi, koska se vähentää väärinkäytöksen riskiä.

Valtakirjan sisältö ja muoto

Toimivan kuolinpesän valtakirjan tulee sisältää seuraavat tiedot selkeästi ja yksiselitteisesti.

Vainajan tiedot: nimi, henkilötunnus ja kuolinpäivä. Nämä yksilöivät kuolinpesän.

Valtuuttajien tiedot: kaikkien osakkaiden nimet ja henkilötunnukset. Jokainen osakas allekirjoittaa valtakirjan valtuuttajana.

Valtuutetun tiedot: nimi ja henkilötunnus. Valtuutettu on se henkilö, joka saa oikeuden asioida pesän puolesta.

Valtuutuksen laajuus: kuvaus siitä, mitä toimenpiteitä valtuutettu saa tehdä. Esimerkiksi pankkiasioiden hoitaminen, laskujen maksaminen, asiakirjojen tilaaminen viranomaisilta ja vakuutusasioiden hoitaminen.

Voimassaolo: päivämäärä, josta alkaen valtakirja on voimassa, ja mahdollinen päättymispäivä. Jos päättymispäivää ei merkitä, valtakirja on voimassa toistaiseksi.

Päiväys ja allekirjoitukset: kaikkien valtuuttajien allekirjoitukset sekä päivämäärä.

Todistajat: vaikka laki ei edellytä todistajia, kaksi esteetöntä todistajaa vahvistaa valtakirjan todistusvoimaa ja sujuvoittaa asiointia.

Valtakirjamalli

Alla on esimerkki kuolinpesän valtakirjan rakenteesta. Malli on yleisluontoinen ja sitä on mukautettava tapauskohtaisesti.

Valtakirjan otsikko on selkeästi "Valtakirja kuolinpesän asioiden hoitamiseen". Sen jälkeen tulevat perustiedot: kuolinpesä ja sen tunnistetiedot, valtuuttajat eli kuolinpesän osakkaat nimineen ja henkilötunnuksineen, sekä valtuutettu nimineen ja henkilötunnuksineen.

Valtuutuksen sisältö -kohdassa luetellaan toimenpiteet, joihin valtuutettu on oikeutettu. Tyypillisiä toimenpiteitä ovat kuolinpesän pankkitilien käyttö ja laskujen maksaminen, saldotodistusten ja tiliotteiden tilaaminen, asiakirjojen hankkiminen viranomaisilta, vakuutusasioiden hoitaminen ja irtisanominen, vuokrasopimusten irtisanominen sekä postien kääntäminen ja kuolinpesään liittyvä kirjeenvaihto.

Rajoitukset-kohdassa mainitaan toimenpiteet, joihin valtakirja ei oikeuta. Tyypillisesti valtakirjalla ei saa myydä tai luovuttaa kiinteistöjä, ottaa lainaa pesän nimiin eikä tehdä perinnönjakoa koskevia päätöksiä.

Lopuksi tulevat voimassaolotieto, päiväys, kaikkien osakkaiden allekirjoitukset nimenselvennyksineen sekä todistajien allekirjoitukset yhteystietoineen.

Valtakirjaa laadittaessa on tärkeää käyttää selkeää kieltä ja välttää tulkinnanvaraisia ilmaisuja. Jos pankin tai muun tahon omat lomakkeet ovat saatavilla, niiden käyttö on suositeltavaa.

Pankkikohtaiset vaatimukset

Pankeilla on omat käytäntönsä kuolinpesän asioinnissa, ja valtakirjaan liittyvät vaatimukset voivat vaihdella pankeittain.

Nordea edellyttää kaikkien osakkaiden allekirjoittamaa valtakirjaa kuolinpesän pankkiasioiden hoitamiseen. Nordea tarjoaa oman kuolinpesän valtuutuslomakkeensa, jonka käyttöä suositellaan. Lomake on saatavilla Nordean verkkosivuilta ja konttoreista. Nordeassa valtakirja on esitettävä konttorissa henkilökohtaisesti.

OP Ryhmä (Osuuspankki) käyttää omaa valtakirjalomakettaan. OP:n lomake sisältää yksityiskohtaiset kohdat valtuutuksen laajuudesta. OP saattaa edellyttää, että valtakirjan allekirjoitukset on vahvistettu kahden todistajan toimesta.

Danske Bank, S-Pankki ja Handelsbanken noudattavat vastaavia käytäntöjä. Kukin pankki voi vaatia omaa lomakettaan tai hyväksyä vapaamuotoisen valtakirjan tietyin edellytyksin.

Kaikkien pankkien yleiset vaatimukset ovat, että valtakirjasta käy ilmi kuolinpesän ja vainajan tiedot, kaikkien osakkaiden allekirjoitukset ovat mukana, valtuutetun henkilöllisyys on selkeästi ilmoitettu ja valtuutuksen laajuus on yksilöity riittävästi.

On suositeltavaa olla yhteydessä pankkiin ennen valtakirjan laatimista ja pyytää pankin oma lomake tai tarkistaa pankin vaatimukset. Näin vältytään tilanteelta, jossa valtakirja ei kelpaa ja kaikkien osakkaiden allekirjoitukset on hankittava uudelleen.

Useamman osakkaan tilanne

Kun kuolinpesässä on useita osakkaita, valtakirjan laatiminen vaatii erityistä huolellisuutta. Jokaisen osakkaan on allekirjoitettava valtakirja, jotta valtuutettu voi toimia koko pesän puolesta.

Käytännössä allekirjoitusten kerääminen voi olla haastavaa, jos osakkaat asuvat eri paikkakunnilla tai ulkomailla. Tällöin valtakirja voidaan kierrättää postitse allekirjoitettavaksi, tai kukin osakas voi antaa erillisen valtakirjan samalle valtuutetulle.

Sähköinen allekirjoitus ei ole vielä vakiintunut kuolinpesän valtakirjoissa. Useimmat pankit vaativat alkuperäisen paperivaltakirjan. Jotkut pankit voivat hyväksyä vahvalla sähköisellä tunnistautumisella allekirjoitetun valtakirjan, mutta tämä kannattaa varmistaa etukäteen.

Jos yksi osakas kieltäytyy allekirjoittamasta valtakirjaa, valtuutettu voi toimia vain allekirjoittaneiden osakkaiden puolesta. Tällöin kieltäytyneen osakkaan osuutta koskeviin toimenpiteisiin tarvitaan hänen henkilökohtainen suostumuksensa.

Erimielisyystilanteissa pesänselvittäjän hakeminen käräjäoikeudelta voi olla tarpeen. Pesänselvittäjällä on lain nojalla oikeus hoitaa kuolinpesän asioita ilman erillisiä valtakirjoja, mikä ratkaisee yhteistoimintaongelman.

Valtakirjan rajaukset

Valtakirjan laajuus on harkittava huolellisesti. Liian laaja valtakirja voi altistaa pesän väärinkäytöksille, kun taas liian suppea valtakirja voi hidastaa asioiden hoitamista.

Suositeltavat rajaukset liittyvät omaisuuden luovutukseen. Valtakirjalla ei tulisi antaa oikeutta myydä kiinteistöjä, asunto-osakkeita tai muuta merkittävää omaisuutta ilman kaikkien osakkaiden erillistä suostumusta. Kiinteistökauppa vaatii joka tapauksessa kaikkien osakkaiden allekirjoituksen kauppakirjaan.

Velkasitoumusten tekeminen on rajattava pois valtakirjasta. Valtuutettu ei saa ottaa lainaa tai muita velkoja kuolinpesän nimiin ilman osakkaiden nimenomaista suostumusta.

Lahjoitusten tekeminen pesän varoista ei kuulu normaalin valtakirjan piiriin. Kuolinpesän varoja ei yleisesti ottaen saa lahjoittaa, koska ne kuuluvat osakkaille yhteisesti.

Perinnönjakoa koskevia päätöksiä valtakirjalla ei voi tehdä. Perinnönjako edellyttää aina kaikkien osakkaiden yksimielistä sopimusta tai pesänjakajan toimittamaa jakoa.

Veroseuraamusten välttämiseksi on tärkeää, että valtakirjan rajaukset ovat selvät. Valtuutetun tulee toimia vain valtakirjan puitteissa ja raportoida toimenpiteistään säännöllisesti muille osakkaille.

Käytännön vinkit

Valtakirjan laatiminen ja käyttö sujuu parhaiten, kun noudatetaan muutamia käytännön ohjeita.

Laadi valtakirja mahdollisimman pian kuolemantapauksen jälkeen. Pesän tilien lukitus ja kiireellisten laskujen maksaminen voivat aiheuttaa ongelmia, jos valtakirjaa ei ole käytettävissä nopeasti.

Ota valtakirjasta useita alkuperäiskappaleita. Eri pankit, vakuutusyhtiöt ja viranomaiset voivat tarvita oman kappaleensa. Riittävä määrä on yleensä 3–5 kappaletta.

Pyydä pankin oma valtakirjalomake ennen kuin laadit vapaamuotoisen valtakirjan. Pankin oma lomake hyväksytään varmimmin, ja se sisältää kaikki pankin vaatimat tiedot.

Säilytä kopio valtakirjasta itsellesi ja toimita kopio kaikille osakkaille. Näin jokainen tietää, millaisen valtuutuksen on antanut ja mitä valtuutettu voi tehdä.

Pidä kirjaa valtuutetun tekemistä toimenpiteistä. Valtuutetun on hyvä raportoida muille osakkaille säännöllisesti, mitä pesän puolesta on tehty. Tämä ehkäisee erimielisyyksiä ja lisää luottamusta.

Peruuta valtakirja, kun sitä ei enää tarvita. Perinnönjaon jälkeen kuolinpesä lakkaa olemasta, jolloin myös valtakirja menettää merkityksensä. Ennen sitä on hyvä ilmoittaa pankille ja muille tahoille, jos valtuutus halutaan lopettaa.