Valtakirja kuolinpesän asioiden hoitoon: malli ja pohja

Miksi valtakirjaa tarvitaan

Kuolinpesän asioiden hoitaminen edellyttää kaikkien osakkaiden yhteistoimintaa. Perintökaaren mukaan kuolinpesän osakkaat hallitsevat pesää yhdessä, mikä tarkoittaa, että päätökset on tehtävä yksimielisesti. Käytännössä tämä on hankalaa, jos osakkaita on useita ja he asuvat eri paikkakunnilla.

Valtakirjalla osakkaat voivat valtuuttaa yhden henkilön hoitamaan kuolinpesän käytännön asioita kaikkien puolesta. Valtuutettu voi olla yksi osakkaista, asianajaja, pesänselvittäjä tai muu luotettava henkilö.

Valtakirjaa tarvitaan erityisesti pankkiasioinnissa. Kun pankki saa tiedon kuolemasta, vainajan oikeudet tileihin päättyvät. Kuolinpesän laskuja voi tavallisesti maksaa jo ennen perunkirjoitusta, mutta laajempi asiointi, kuten tilien lopettaminen ja varojen siirto, edellyttää perukirjaa ja osakkaiden yhteistä päätöstä tai valtakirjaa. Lisätietoa tilien jäädyttämisestä ja muista käytännön asioista löydät oppaastamme pankkiasiat kuoleman jälkeen. Myös vakuutusyhtiöt, Kela, eläkeyhtiöt ja muut tahot voivat vaatia valtakirjaa.

Ilman valtakirjaa jokainen osakas joutuu asioimaan henkilökohtaisesti, mikä hidastaa pesänselvitystä merkittävästi. Etenkin kiireellisissä asioissa, kuten laskujen maksamisessa ja asunnon ylläpidossa, valtakirja on välttämätön.

Valtakirjan oikeudellinen perusta

Kuolinpesän valtakirjan oikeudellinen perusta löytyy perintökaaresta ja oikeustoimilaista. Perintökaaren 18 luvun mukaan kuolinpesän osakkaat hallitsevat pesää yhdessä, kunnes pesänselvitys on suoritettu.

Yhteishallinto tarkoittaa, että jokainen osakas voi estää toimenpiteen, johon hän ei suostu. Tämä suojaa osakkaiden oikeuksia, mutta tekee käytännön asioinnista hankalaa. Valtakirja on ratkaisu tähän ongelmaan – se siirtää hallintovallan sovittujen asioiden osalta yhdelle henkilölle.

Valtakirja on yksipuolinen oikeustoimi, jossa valtuuttaja antaa valtuutetulle oikeuden toimia puolestaan. Kuolinpesän tapauksessa jokainen osakas antaa valtuutuksen omasta puolestaan. Kun kaikki osakkaat ovat valtuuttaneet saman henkilön, tämä voi toimia koko pesän puolesta.

Valtakirjan laajuus on valtuuttajien päätettävissä. Se voi olla yleinen, jolloin valtuutettu voi hoitaa kaikki pesän asiat, tai erityinen, jolloin valtuutus koskee vain tiettyjä toimenpiteitä. Rajoitettu valtakirja on yleensä suositeltavampi, koska se vähentää väärinkäytöksen riskiä.

Valtakirjan sisältö ja muoto

Toimivan kuolinpesän valtakirjan tulee sisältää seuraavat tiedot selkeästi ja yksiselitteisesti.

Vainajan tiedot: nimi, henkilötunnus ja kuolinpäivä. Nämä yksilöivät kuolinpesän.

Valtuuttajien tiedot: kaikkien osakkaiden nimet ja henkilötunnukset. Jokainen osakas allekirjoittaa valtakirjan valtuuttajana.

Valtuutetun tiedot: nimi ja henkilötunnus. Valtuutettu on se henkilö, joka saa oikeuden asioida pesän puolesta.

Valtuutuksen laajuus: kuvaus siitä, mitä toimenpiteitä valtuutettu saa tehdä. Esimerkiksi pankkiasioiden hoitaminen, laskujen maksaminen, asiakirjojen tilaaminen viranomaisilta ja vakuutusasioiden hoitaminen.

Voimassaolo: päivämäärä, josta alkaen valtakirja on voimassa, ja mahdollinen päättymispäivä. Jos päättymispäivää ei merkitä, valtakirja on voimassa toistaiseksi.

Päiväys ja allekirjoitukset: kaikkien valtuuttajien allekirjoitukset sekä päivämäärä.

Todistajat (valinnainen): laki ei edellytä todistajia, eikä esimerkiksi Nordean, OP:n tai Verohallinnon valtakirjapohjissa ole todistajakohtaa. Jos haluat todistajat, valitse pesän ulkopuolisia henkilöitä.

Valtakirja pankkiin

Valtakirjaa pankkiin tarvitaan, kun joku muu kuin kaikki osakkaat yhdessä hoitaa kuolinpesän tilien asiointia perunkirjoituksen jälkeen. Pankkien ohjeissa toistuvat nämä vaatimukset:

• jokainen kuolinpesän osakas antaa valtakirjan (sähköisesti tai paperilla pankin käytännön mukaan)
• valtakirja on yksilöity: esimerkiksi Nordea toteaa, ettei kuolinpesän asioita voi hoitaa avoimilla valtakirjoilla
• pankille on toimitettu perukirja liitteineen, ja esimerkiksi Nordeassa ja OP:ssa valtakirja tulee voimaan vasta, kun pankki on tarkastanut ne

Kuolinpesän laskujen maksaminen ennen perunkirjoitusta ei yleensä vaadi valtakirjaa, vaan sen voi hoitaa pesän edustaja pankin ohjeen mukaan. Tästä ja tilin käyttöoikeudesta lisää oppaassa pankkiasiat kuoleman jälkeen. Ei-pankkiasioihin, kuten kuolinpesän veroasioihin, käytetään omia valtakirjapohjiaan, joista Verohallinnolla on oma lomake.

Katso myös toimitetun valtakirjan käytännön vaiheet ja pankkien tarkistukset artikkelista kuolinpesän asioiden hoito valtakirjalla.

Pesänhoitajan valtakirja

Kuolinpesän hoitajan valtakirja on valtakirja, jolla osakkaat valtuuttavat yhden henkilön, usein lesken tai aikuisen lapsen, hoitamaan pesän käytännön asioita. Pesänhoitajalle ei ole laissa määriteltyjä muodollisia kelpoisuusvaatimuksia, vaan osakkaat sopivat hoitajasta keskenään. Pesänhoitajan valtuudet perustuvat yleensä osakkaiden antamaan valtakirjaan. Tuomioistuimen määräämä pesänselvittäjä ja testamentin toimeenpanija toimivat ilman osakkaiden valtakirjaa.

Pesänhoitajan valtakirjassa kannattaa yksilöidä erikseen:

• mitä pankkiasioita valtuutettu saa hoitaa (laskut, tiliotteet, saldotodistukset, tilien lopettaminen)
• saako hän asioida vakuutusyhtiöissä, Kelassa, eläkelaitoksissa ja Verohallinnossa
• mitä hän ei saa tehdä: myydä kiinteistöjä tai asunto-osakkeita, ottaa velkaa pesän nimiin tai tehdä perinnönjakopäätöksiä

Pesänhoitajan tehtävät kuvataan tarkemmin oppaassa pesänhoitajan tehtävät. Jos osakkaat eivät pääse sopuun, kuka tahansa osakas voi hakea käräjäoikeudelta pesänselvittäjää.

Valtakirjamalli

Alla on esimerkki kuolinpesän valtakirjan rakenteesta. Malli on yleisluontoinen ja sitä on mukautettava tapauskohtaisesti.

Valtakirjan otsikko on selkeästi "Valtakirja kuolinpesän asioiden hoitamiseen". Sen jälkeen tulevat perustiedot: kuolinpesä ja sen tunnistetiedot, valtuuttajat eli kuolinpesän osakkaat nimineen ja henkilötunnuksineen, sekä valtuutettu nimineen ja henkilötunnuksineen.

Valtuutuksen sisältö -kohdassa luetellaan toimenpiteet, joihin valtuutettu on oikeutettu. Tyypillisiä toimenpiteitä ovat kuolinpesän pankkitilien käyttö ja laskujen maksaminen, saldotodistusten ja tiliotteiden tilaaminen, asiakirjojen hankkiminen viranomaisilta, vakuutusasioiden hoitaminen ja irtisanominen, vuokrasopimusten irtisanominen sekä postien kääntäminen ja kuolinpesään liittyvä kirjeenvaihto.

Rajoitukset-kohdassa mainitaan toimenpiteet, joihin valtakirja ei oikeuta. Tyypillisesti valtakirjalla ei saa myydä tai luovuttaa kiinteistöjä, ottaa lainaa pesän nimiin eikä tehdä perinnönjakoa koskevia päätöksiä.

Lopuksi tulevat voimassaolotieto, päiväys ja kaikkien osakkaiden allekirjoitukset nimenselvennyksineen sekä halutessa todistajien allekirjoitukset yhteystietoineen.

Valtakirjaa laadittaessa on tärkeää käyttää selkeää kieltä ja välttää tulkinnanvaraisia ilmaisuja. Jos pankin tai muun tahon omat lomakkeet ovat saatavilla, niiden käyttö on suositeltavaa.

Maksuton kuolinpesän valtakirjan pohja noudattaa tätä rakennetta. Sen tarjoaa Muistovalkean sisarpalvelu Arkijuristi. Tarkista silti ensin, onko pankilla oma lomake.

Valtakirja kuolinpesän asioiden hoitoon pohja

Alla oleva pohja on tarkoitettu tulostettavaksi tai kopioitavaksi tekstinkäsittelyyn. Täytä jokainen kohta, tulosta yksi kappale jokaiselle osakkaalle ja pyydä kaikilta allekirjoitus. Jos pankilla on oma lomake, käytä sitä pankkiasioissa. Tämä pohja sopii muihin kuolinpesän asioihin ja pankin lomakkeen tueksi.

Valtakirja kuolinpesän asioiden hoitamiseen

1. Kuolinpesä Vainajan nimi: ______________________ Henkilötunnus: ______________________ Kuolinpäivä: ______________________

2. Valtuuttaja (kuolinpesän osakas) Nimi: ______________________ Henkilötunnus: ______________________ Osoite ja puhelinnumero: ______________________

3. Valtuutettu Nimi: ______________________ Henkilötunnus: ______________________ Osoite ja puhelinnumero: ______________________

4. Valtuutuksen sisältö Valtuutan edellä mainitun henkilön hoitamaan kuolinpesän puolesta seuraavat asiat (rastita tai yliviivaa):

• kuolinpesän pankkitilien käyttö ja laskujen maksaminen
• saldotodistusten ja tiliotteiden tilaaminen
• tilien lopettaminen ja varojen siirto kuolinpesän tilille
• asiakirjojen hankkiminen viranomaisilta ja vakuutusyhtiöiltä
• vakuutusten ja sopimusten irtisanominen
• postin vastaanottaminen ja kuolinpesän kirjeenvaihto
• muu, mikä: ______________________

5. Rajoitukset Valtakirja ei oikeuta myymään tai luovuttamaan kiinteistöä tai asunto-osakkeita, ottamaan lainaa kuolinpesän nimissä eikä tekemään perinnönjakoa koskevia päätöksiä.

6. Voimassaolo Valtakirja on voimassa ______________________ asti, ellei sitä peruuteta aiemmin.

7. Päiväys ja allekirjoitus Paikka ja päiväys: ______________________ Valtuuttajan allekirjoitus ja nimenselvennys: ______________________ Todistaja 1 (vapaaehtoinen), nimi ja yhteystiedot: ______________________ Todistaja 2 (vapaaehtoinen), nimi ja yhteystiedot: ______________________

Pankki voi vaatia oman valtakirjalomakkeensa ja alkuperäiset allekirjoitukset. Tarkista pankin ohje ennen allekirjoittamista.

Jos valtuutettu on itse osakas, hän ei allekirjoita omaa osuuttaan valtuuttajana.

Maksuton valmis tiedosto löytyy Muistovalkean sisarpalvelun kuolinpesän valtakirjan pohjasta. Pankkikohtaiset vaatimukset on kuvattu seuraavassa osiossa. Tilin lopettamisesta kerrotaan oppaassa kuolinpesän pankkiasiat ja pankkien eroista artikkelissa kuolinpesä ja pankit.

Pankkikohtaiset vaatimukset

Pankeilla on omat käytäntönsä kuolinpesän asioinnissa, ja valtakirjaan liittyvät vaatimukset voivat vaihdella pankeittain.

Nordealla on oma valtakirjapohja kuolinpesän pankkiasioiden hoitamiseksi. Kukin osakas voi toimittaa valtakirjansa sähköisesti mobiili- tai verkkopankin tai Nordea Omapostin kautta, ja Omapostilla toimitettu sähköisesti täytetty valtuutus on Nordean mukaan sitova ilman omakätistä allekirjoitusta. Paperisen valtakirjan voi myös postittaa. Konttorikäyntiä ei tarvita. Valtakirja tulee voimaan, kun perukirja liitteineen on toimitettu Nordeaan, selvitys osakkaista on valmistunut ja kaikilta osakkailta on saatu yksilöity, saman sisältöinen valtakirja.

OP:ssa kuolinpesän valtakirja täytetään verkossa op.fi/kuolinpesa-palvelussa minkä tahansa suomalaisen pankin tunnuksilla, tai paperilomakkeella. Valtuutukset tulevat voimaan, kun OP on tarkastanut perukirjan. OP:n lomakkeessa ei ole todistajakohtaa, mutta valtakirjan on oltava kaikkien osakkaiden tai heidän edustajiensa (alaikäisen molemmat huoltajat, edunvalvoja) allekirjoittama.

S-Pankin kuolinpesän valtakirjalomake allekirjoitetaan käsin, ja todistajat on lomakkeessa merkitty vapaaehtoisiksi. Valtakirjan on oltava yksilöity ja enintään 12 kuukautta vanha, ja se tarvitaan jokaiselta osakkaalta, joka ei ole itse paikalla. Laskujen maksu ja tilin lopettaminen kuvataan vaihe vaiheelta artikkelissa S-Pankki kuolinpesä ja valtakirja. Aktiassa valtuutuksen voi tehdä sähköisesti minkä tahansa suomalaisen pankin tunnuksilla tai paperilomakkeella. Danske Bank edellyttää yksilöityä valtakirjaa, jonka jokainen osakas allekirjoittaa. Säästöpankeissa, POP Pankeissa ja muissa pankeissa periaatteet ovat samankaltaiset, mutta menettely vaihtelee.

Kaikkien pankkien yleiset vaatimukset ovat, että valtakirjasta käy ilmi kuolinpesän ja vainajan tiedot, kaikkien osakkaiden allekirjoitukset ovat mukana, valtuutetun henkilöllisyys on selkeästi ilmoitettu ja valtuutuksen laajuus on yksilöity riittävästi.

On suositeltavaa olla yhteydessä pankkiin ennen valtakirjan laatimista ja pyytää pankin oma lomake tai tarkistaa pankin vaatimukset. Näin vältytään tilanteelta, jossa valtakirja ei kelpaa ja kaikkien osakkaiden allekirjoitukset on hankittava uudelleen. Lue myös tarkempi pankki pankeilta -vertailu artikkelista kuolinpesän pankkiasiat eri pankeissa.

Useamman osakkaan tilanne

Kun kuolinpesässä on useita osakkaita, valtakirjan laatiminen vaatii erityistä huolellisuutta. Jokaisen osakkaan on allekirjoitettava valtakirja, jotta valtuutettu voi toimia koko pesän puolesta.

Käytännössä allekirjoitusten kerääminen voi olla haastavaa, jos osakkaat asuvat eri paikkakunnilla tai ulkomailla. Tällöin valtakirja voidaan kierrättää postitse allekirjoitettavaksi, tai kukin osakas voi antaa erillisen valtakirjan samalle valtuutetulle.

Sähköinen valtuutus on jo mahdollinen useissa pankeissa: esimerkiksi OP:ssa, Nordeassa ja Aktiassa kuolinpesän valtakirjan voi antaa verkossa pankkitunnuksilla. S-Pankki sen sijaan edellyttää käsin allekirjoitettua valtakirjaa, ja Verohallinnon kuolinpesän valtakirjan (lomake 3630) voi antaa vain paperilla. Tarkista siis kunkin tahon käytäntö etukäteen.

Jos yksi osakas kieltäytyy allekirjoittamasta valtakirjaa, valtuutettu voi toimia vain allekirjoittaneiden osakkaiden puolesta. Tällöin kieltäytyneen osakkaan osuutta koskeviin toimenpiteisiin tarvitaan hänen henkilökohtainen suostumuksensa.

Erimielisyystilanteissa pesänselvittäjän hakeminen käräjäoikeudelta voi olla tarpeen. Pesänselvittäjällä on lain nojalla oikeus hoitaa kuolinpesän asioita ilman erillisiä valtakirjoja, mikä ratkaisee yhteistoimintaongelman.

Valtakirjan rajaukset

Valtakirjan laajuus on harkittava huolellisesti. Liian laaja valtakirja voi altistaa pesän väärinkäytöksille, kun taas liian suppea valtakirja voi hidastaa asioiden hoitamista.

Suositeltavat rajaukset liittyvät omaisuuden luovutukseen. Valtakirjalla ei tulisi antaa oikeutta myydä kiinteistöjä, asunto-osakkeita tai muuta merkittävää omaisuutta ilman kaikkien osakkaiden erillistä suostumusta. Kiinteistökauppa vaatii joka tapauksessa kaikkien osakkaiden suostumuksen: kukin osakas allekirjoittaa kauppakirjan itse tai valtuuttaa toisen erillisellä, kyseistä kauppaa koskevalla kauppavaltakirjalla.

Velkasitoumusten tekeminen on rajattava pois valtakirjasta. Valtuutettu ei saa ottaa lainaa tai muita velkoja kuolinpesän nimiin ilman osakkaiden nimenomaista suostumusta.

Lahjoitusten tekeminen pesän varoista ei kuulu normaalin valtakirjan piiriin. Kuolinpesän varoja ei yleisesti ottaen saa lahjoittaa, koska ne kuuluvat osakkaille yhteisesti.

Perinnönjakoa koskevia päätöksiä ei tehdä tavallisella asiointivaltakirjalla. Perinnönjako edellyttää kaikkien osakkaiden sopimusta tai pesänjakajan toimittamaa jakoa. Jos osakas haluaa, että toinen edustaa häntä jaossa, siihen tarvitaan erillinen, nimenomaan jakoa koskeva valtakirja.

Veroseuraamusten välttämiseksi on tärkeää, että valtakirjan rajaukset ovat selvät. Valtuutetun tulee toimia vain valtakirjan puitteissa ja raportoida toimenpiteistään säännöllisesti muille osakkaille.

Käytännön vinkit

Valtakirjan laatiminen ja käyttö sujuu parhaiten, kun noudatetaan muutamia käytännön ohjeita.

Laadi valtakirja mahdollisimman pian kuolemantapauksen jälkeen. Pesän tilien lukitus ja kiireellisten laskujen maksaminen voivat aiheuttaa ongelmia, jos valtakirjaa ei ole käytettävissä nopeasti.

Jos käytät paperista valtakirjaa, ota siitä useita alkuperäiskappaleita. Eri pankit, vakuutusyhtiöt ja viranomaiset voivat tarvita oman kappaleensa, ja monella on lisäksi oma lomakkeensa.

Pyydä pankin oma valtakirjalomake ennen kuin laadit vapaamuotoisen valtakirjan. Pankin oma lomake hyväksytään varmimmin, ja se sisältää kaikki pankin vaatimat tiedot.

Säilytä kopio valtakirjasta itsellesi ja toimita kopio kaikille osakkaille. Näin jokainen tietää, millaisen valtuutuksen on antanut ja mitä valtuutettu voi tehdä.

Pidä kirjaa valtuutetun tekemistä toimenpiteistä. Valtuutetun on hyvä raportoida muille osakkaille säännöllisesti, mitä pesän puolesta on tehty. Tämä ehkäisee erimielisyyksiä ja lisää luottamusta.

Peruuta valtakirja, kun sitä ei enää tarvita. Perinnönjaon jälkeen kuolinpesä lakkaa olemasta, jolloin myös valtakirja menettää merkityksensä. Ennen sitä on hyvä ilmoittaa pankille ja muille tahoille, jos valtuutus halutaan lopettaa.