Hautajaiset ja pitopalvelu – tarjoilu ja käytännöt
· Päivitetty · 2 min lukuaika
Yhteenveto
Pitopalvelun valinta on yksi muistotilaisuuden tärkeimmistä käytännön päätöksistä. Hyvin suunniteltu tarjoilu helpottaa omaisten taakkaa ja luo tilaisuuteen lämpimän tunnelman. Pitopalvelu hoitaa ruoan valmistuksen, kuljetuksen, kattauksen ja usein myös jälkisiivouksen, jolloin omaiset voivat keskittyä vieraisiin ja muisteluun.
Tarjoilun laajuus kannattaa mitoittaa vierasmäärän ja tilaisuuden luonteen mukaan. Perinteinen kahvitarjoilu riittää useimmissa muistotilaisuuksissa, mutta laajempi ateria sopii tilanteisiin, joissa vieraat ovat matkustaneet pitkän matkan tai tilaisuus kestää useita tunteja.
Käytännöt
Pitopalvelun kanssa sovitaan etukäteen vierasmäärä, menu, aikataulu ja erityisruokavaliot. Vierasmäärään kannattaa lisätä noin 10 prosentin varmuusmarginaali odottamattomien vieraiden varalta. Pitopalvelulta pyydetään eritelty tarjous, jossa näkyy hinnat henkilöä kohden sekä mahdolliset lisäkulut kuten kuljetusmaksu tai astiaston vuokra.
Tarjoilun budjetti vaihtelee tyypillisesti 10–50 euroa henkilöltä riippuen tarjoilun laajuudesta. Yksinkertainen kahvitarjoilu leivonnaisineen maksaa noin 10–20 euroa henkilöltä, kun taas lämmin ateria pitopalvelun kautta voi maksaa 30–50 euroa. Sovi pitopalvelun kanssa myös siitä, kuka hoitaa kattauksen purun ja astioiden palautuksen.
Menu ja määrät
Muistotilaisuuden perusmenuna toimii kahvi- ja teetarjoilu, johon kuuluu sekä suolaista että makeaa leivonnaista. Suolaista varataan 1–2 palaa henkilöä kohden ja makeaa 1 pala. Voileipäkakku on suosittu ja helppo valinta suurellekin ryhmälle. Kahvia ja teetä varataan 2–3 kupillista per vieras, ja vettä sekä mehua tulee olla runsaasti saatavilla.
Jos tilaisuus ajoittuu ruoka-aikaan tai vieraat ovat matkustaneet pitkän matkan, lämpimän aterian tarjoaminen on hyvä ratkaisu. Annoskoko on tyypillisesti 200–300 grammaa henkilöä kohden. Erityisruokavaliot – laktoosittomuus, gluteenittomuus, kasvisruokavalio ja allergia – kerätään etukäteen kutsujen yhteydessä ja toimitetaan pitopalvelulle. Tarjoilupöydässä jokainen ruokalaji merkitään selkeästi allergeenien osalta.
Aikataulu ja budjetti
Tarjoilu avataan tyypillisesti 10–15 minuuttia vieraiden saapumisen jälkeen tai heti ohjelmallisen osuuden päätyttyä. Pitopalvelun kanssa sovitaan, milloin he saapuvat valmistelemaan ja kattamaan. Purkuun ja siivoukseen varataan 30–45 minuuttia tilaisuuden jälkeen. Lopullinen vierasmäärä vahvistetaan pitopalvelulle 3–5 päivää ennen tilaisuutta.
Pyydä pitopalvelulta eritelty tarjous, jossa näkyvät yksikköhinnat, kuljetuskustannukset ja mahdolliset lisäpalvelut. Vertaile vähintään kahden tai kolmen pitopalvelun tarjouksia. Muista, että muistotilaisuuden tarjoilukulut ovat vähennyskelpoisia hautajaiskuluja perunkirjoituksessa, joten säilytä kuitit huolellisesti.
Vinkit
Kirjaa tarjoilun aikataulu ohjelmalehteen, jotta vieraat tietävät, milloin tarjoilu alkaa. Nimikoi jokainen ruokalaji ja merkitse allergeenit selkeästi esimerkiksi pienillä kylteillä. Järjestä vettä ja mehua myös lapsille sopivalle korkeudelle. Jos tarjoilu on noutopöydästä, järjestä lautaset, aterimet ja servetit selkeästi pöydän alkupäähän.
Omaisten ei tarvitse huolehtia tarjoilusta yksin. Läheiset auttavat usein mielellään käytännön järjestelyissä, ja tehtävien jakaminen keventää taakkaa. Jos pitopalvelu ei hoida tarjoilua paikan päällä, nimeä yksi tai kaksi henkilöä huolehtimaan kahvin keittämisestä ja pöydän täydentämisestä tilaisuuden aikana.
Usein kysyttyä
Kuinka paljon ruokaa varata?
Yleinen nyrkkisääntö muistotilaisuuden tarjoilussa on varata suolaista syötävää 1–2 palaa henkilöä kohden ja makeaa 1 pala henkilöä kohden. Tähän on hyvä lisätä noin 10 prosentin varmuusmarginaali odottamattomien vieraiden varalta. Jos tarjolla on lämmin ateria, annoskoko on tyypillisesti 200–300 grammaa henkilöä kohden. Kahvia ja teetä varataan noin 2–3 kupillista per vieras, ja vettä ja mehua tulee olla runsaasti saatavilla. Pitopalvelu osaa auttaa tarkemmassa mitoituksessa vierasmäärän ja menun perusteella, joten tarjouksen pyytäminen hyvissä ajoin on suositeltavaa.
Miten huomioida erityisruokavaliot?
Erityisruokavaliot huomioidaan keräämällä tieto vieraiden allergioista ja ruokavalioista etukäteen, esimerkiksi kutsun yhteydessä. Lista toimitetaan pitopalvelulle mahdollisimman varhain, mielellään vähintään viikkoa ennen tilaisuutta. Yleisimmät huomioitavat ovat laktoosittomuus, gluteenittomuus, kasvisruokavalio ja pähkinäallergia. Tarjoilupöydässä jokainen ruokalaji tulee merkitä selkeästi allergeenien ja ruokavaliotyypin osalta, esimerkiksi kylteillä tai korteilla. Pitopalvelun kanssa kannattaa sopia myös, miten erityisruoat tarjoillaan – erillisinä annoksina vai osana yhteistä buffetia – jotta kaikki vieraat löytävät itselleen sopivat vaihtoehdot helposti.
Lue myös
Hautajaisetiketti selkeästi: miten saavut, esität osanoton, pukeutumisohjeet miehille ja naisille, kuvaaminen ja lasten kanssa toimiminen. Kattava ohje vieraille ja omaisille.
Siunaustilaisuuden rakenne: musiikki, puheet, kukat ja omaisten roolit. Käytännöt kirkolliseen ja siviilimuotoon.
Hautajaiskukat: kukkalaite vai yksi ruusu, seppeleet, nauhatekstit ja hinnat. Kukkien symboliikka, tilausohjeet ja etiketti tuhkaus- ja arkkuhautajaisiin.